FAQ’s

1. ¿Por qué necesito EASYMAILING?
2. ¿Qué diferencia EASYMAILING de otras aplicaciones?
3. ¿Qué pasos debo seguir antes de enviar la primera campaña?
4. ¿Cómo convierto mi base de datos en un archivo csv?
5. ¿Por qué puede ser que no se importe el archivo csv de la base de datos?
6. ¿Por qué no se ven las imágenes de la plantilla al recibir el e-mail?

1. ¿Por qué necesito EASYMAILING?

Porque el correo electrónico es el medio de comunicación más importante y económico en el ámbito empresarial y porque EASYMAILING es la herramienta idónea para ahorrar tiempo y dinero en las acciones de e-mail marketing.

Actualmente, la forma más barata de transmitir un mensaje a un gran público es mediante el envío de emails. El problema es que las empresas no realizan estas acciones eficientemente porque no disponen de una aplicación adecuada, con un servidor externo dedicado, para enviar boletines electrónicos y controlar los resultados de las campañas. Esto supone un coste de tiempo y dinero muy importante para las empresas que todavía no son conscientes de lo fácil que puede ser realizar estas campañas con profesionalidad a través EASYMAILING. Dentro de poco no habrá apenas empresas que hagan envíos masivos de e-mails desde sus propios programas y servidores convencionales y el uso de emailing software como EASYMAILING será algo absolutamente normalizado.

2. ¿Qué diferencia EASYMAILING de otras aplicaciones?

Una de las ventajas fundamentales de EASYMAILING es la atención personalizada que ofrecemos al cliente, ya que, precisamente, la falta de tiempo para aprender a usar estas herramientas es uno de los motivos por los cuales las empresas siguen usando sistemas obsoletos para hacer sus envíos de e-mails. Nosotros ofrecemos atención personalizada en todo momento, tanto en el periodo de prueba gratuita como una vez contratada la herramienta, porque somos conscientes de que es fundamental aprender a usar EASYMAILING perfectamente para poder sacarle el máximo rendimiento.

Precisamente, debido a esa atención personalizada, EASYMAILING mejora cada día. Estamos al corriente de las sugerencias de los usuarios, por lo que podemos ir actualizando la herramienta para que sea más eficaz y exhaustiva cada día.

Otra de las ventajas fundamentales de EASYMAILING es su sencillez. Es una herramienta muy intuitiva y se tarda muy poco tiempo en aprender a usarla correctamente. Sin embargo, esto no significa que EASYMAILING no sea una herramienta completa y altamente cualificada ya que cubre todas las exigencias para satisfacer totalmente las necesidades del usuario.

3. ¿Qué pasos debo seguir antes de enviar la primera campaña?

Para enviar una primera campaña hay que seguir un sencillo procedimiento.

Primero hay que crear una plantilla, el cuerpo del email que se va a enviar. Se puede crear una plantilla con el editor, importarla desde un html diseñado previamente o tomar una de entre las prediseñadas.

En segundo lugar es necesario dar de alta una categoría de suscriptores. Las campañas se envían a categorías de suscriptores (no a suscriptores sueltos) por lo que es imprescindible tener creada una antes de hacer ningún envío.

Después se dan de alta suscriptores y se asignan a esa categoría recién creada. Para ello también existen distintos medios. El más sencillo es hacerlo manualmente, uno por uno. Pero a la hora de añadir muchos suscriptores a la base de datos de EASYMAILING será preciso importarlos desde una base de datos preexistente. También podemos incluir un formulario en nuestra página web para que la base de datos de EASYMAILING se incremente automáticamente.

Por último se envía la campaña, siguiendo los pasos y rellenando correctamente todos los datos.

4. ¿Cómo convierto mi base de datos en un archivo csv?

Primero hay que conseguir convertir nuestra base de datos a excel (caso especial son las bases de datos en Word, de lo que nos ocuparemos más adelante). Casi todos los programas en los que puede estar una base de datos (Outlook, Hotmail, Access…) tienen la posibilidad de exportar a excel. Una vez obtenido el archivo excel conviene guardar una copia de seguridad porque habrá que modificarlo y es importante que no se pierda ningún dato. Después hay que “limpiarlo”, esto es, borrar todos los campos innecesarios (cuantos menos campos pretendamos importar a EASYMAILING, mejor). Esto evitará posibles errores al importar el archivo posteriormente. Por último hay que ir a “Archivo”, pulsar “Guardar como”, abrir el desplegable “Guardar como tipo” y seleccionar el formato “CSV (delimitado por comas)”. Es probable que el programa nos advierta de que el archivo “puede tener características no compatibles con CSV (delimitado por comas) ¿desea mantener el formato del libro?”, seleccionaremos “Sí” para que se eliminen esas características incompatibles (por esto es importante haber guardado una copia de seguridad).

Si la base de datos con las direcciones de correo electrónico está en una hoja en formato de Word (.doc o .docx), existen distintas posibilidades de hacer la transformación a .csv, pero nos centramos en hacerlo a través de través de excel. Deberemos seleccionar todos los contactos (bien marcándolos o bien mediante “Edición” y “Seleccionar todo”) y después “Copiar”. Una vez copiados todos los datos abriremos una hoja de cálculo excel en blanco y seleccionaremos “Pegar”. Dependiendo de cómo estuviesen en el documento de Word esos contactos se pegarán de distinta manera. Obviamente, lo ideal es que esos contactos estuviesen cada uno en una línea diferente, porque entonces se pegarán en distintas filas en el documento excel y sólo tendremos que crear un par de columnas más en las que introduciremos un guión o un espacio en cada celda (se corresponderán con los campos nombre y apellidos). En el caso de que las direcciones de correo electrónico estén todas seguidas separadas por punto y coma, es necesario realizar un paso intermedio, porque si se copia y pega en excel, se copiarán todas las direcciones en la misma celda, por lo que no nos vale. Habrá que copiar las direcciones separadas por punto y coma y pegarlas en el “Bloc de notas”. Hecho esto hay que guardar el documento en formato .csv en lugar de .txt. El siguiente paso será abrir el archivo .csv creado con excel. Deberían aparecer ahora todas las direcciones en una misma fila, en tantas columnas como direcciones haya, por lo que tendremos que seleccionar todas celdas de esa fila y hacer un “Pegado especial…” en el que seleccionaremos la opción “Transponer”, de manera que las columnas se convertirán en filas y estaremos en la misma situación anterior, con una única columna, por lo que habrá que crear dos más.

5. ¿Por qué no se importan los suscriptores desde el archivo csv?

Este es un problema relativamente habitual, ya que es un paso sencillo pero con algunas particularidades. Cuando un archivo con contactos no se importa correctamente, EASYMAILING nos indicará en qué línea hay un error y de qué error se trata. La manera más fácil de corregir ese error es abrir el archivo csv con bloc de notas y dentro de “Edición” “ir a” la línea en la que EASYMAILING nos dice que está el error. De esta manera nos será más fácil comprobar qué problema hay. Los problemas más habituales son:

  • Direcciones de correo dobles. EASYMAILING sólo admite una por suscriptor y es frecuente que en el mismo campo de una base de datos puedan aparecer dos direcciones de correo.

  • Caracteres extraños. Hay que evitar siempre introducir caracteres extraños o símbolos (µ¶¼>«???ßã) porque pueden dar error al no reconocerlos EASYMAILING.

  • Comillas o puntos y comas (“”;). No son propiamente caracteres extraños, pero son caracteres incompatibles con el formato csv precisamente porque éste utiliza esos símbolos para separar los campos, por lo que si existen estos caracteres dentro de algún campo, EASYMAILING reconocerá más campos de los previamente seleccionados. Por esto es recomendable evitar importar campos complejos como las direcciones postales de los contactos, porque son campos propensos a incluir estos caracteres.
Bastará con borrar aquel carácter que hayamos encontrado que sea incorrecto y volver a importar la base de datos. Si vuelve a dar error, deberá repetir la operación y si no consigue solucionarlo, póngase en contacto con EASYMAILING en el 912207547.

6. ¿Por qué no se ven las imágenes de la plantilla al recibir el e-mail?

Las imágenes de la plantilla pueden enviarse de dos maneras: embebidas o no. Al mandarlas embebidas se enviarán junto con el cuerpo de la plantilla, como si fuesen archivos adjuntos, por lo que el correo “pesará” más. De esta manera las imágenes serán visibles sin necesidad de descargarse desde ningún servidor y lo más probable es que no existan este tipo de problemas. De todos modos no recomendamos mandar las imágenes embebidas porque ciertos programas de correo no las admiten y porque puede afectar a los resultados de las estadísticas, haciéndonos creer que nuestra newsletter la han abierto menos destinatarios de los que en realidad lo han hecho.

Por esto, lo recomendable es enviar las imágenes no embebidas (así será por defecto) y que tengan que descargarse desde el servidor de EASYMAILING sin que ocupen espacio en el e-mail ni en el servidor de quien las reciba. Para esto deben estar subidas manualmente al servidor de EASYMAILING desde el editor de la plantilla. Las imágenes no serán visibles si simplemente las colocamos en el editor, copiando y pegando desde otro programa. El procedimiento para subirlas es accediendo al botón del editor “Insertar/editar imagen“ (representado con un árbol). Después habrá que buscar la imagen en “examinar”, a la derecha de la barra de dirección del URL de la imagen, subirla al servidor (botones “subir” y “subir al servidor”) seleccionarla e insertarla (“insertar”).

Aún así, puede suceder que las imágenes no se descarguen automáticamente en el correo de quién reciba el e-mail. Esto es relativamente normal cuando la dirección del remitente es desconocida, el propio programa bloquea por seguridad cualquier descarga desde el servidor y pregunta al usuario si quiere descargarse las imágenes que han sido bloqueadas. Por eso es importante también que coloquemos el “Tag” “ver en el explorador”, para que el suscriptor que no reciba el correo correctamente, al pulsarlo, pueda ver perfectamente la plantilla del e-mail desde una página web.

Si habiendo comprobado todas estas posibilidades las imágenes siguen dando problemas, en EASYMAILING estamos disponibles para solucionar cualquier complicación de una manera personalizada con el cliente. No dude en ponerse en contacto con nosotros por email o en el 912207547 para que resolvamos el problema.
 
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